Эксперт объяснила, как учесть расходы на учебу работника при УСН, если деньги выдали ему на руки

Если договор с вузом оформлен на сотрудника, будут проблемы с учетом расходов.

ООО на УСН оплачивает год обучения сотрудника в институте, но платит не учебной организации, а передает деньги сотруднику на оплату обучения. За это компания хочет, чтобы сотрудник отработал не менее 3 лет, иначе будет обязан компенсировать затраты на обучение.

Как оформить передачу денег, чтобы минимизировать риски, объяснила эксперт «Клерк.Консультаций».

Основной риск — налоговый. Передача денег сотруднику, а не напрямую учебному заведению, может быть признана его доходом, который облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Как корректно оформить передачу денег:

• заключить ученический договор (ст. 198 ТК). Это оптимальный вариант. В нем прописать обязанность сотрудника пройти обучение и отработать не менее 3 лет, а также условие о возмещении затрат при досрочном увольнении (ст. 249 ТК).
• оформить допсоглашение к трудовому договору. Если сотрудник уже работает, можно прописать эти условия в допсоглашении.
• выдать деньги под отчет. Оформить это как выдачу подотчетных сумм на оплату обучения. Сотрудник должен будет отчитаться, предоставив договор с вузом и квитанции об оплате.

В платежном поручении написать назначение: «Выдача подотчетных средств на оплату обучения по ученическому договору №... от ...».

Чтобы не пришлось платить НДФЛ и страховые взносы, нужно одновременно соблюсти все условия п. 21 ст. 217 НК:

• обучение в интересах работодателя. Это должно быть прямо прописано в ученическом или трудовом договоре;
• наличие лицензии. У учебного заведения должна быть действующая образовательная лицензия;
• обучение по основным или дополнительным профпрограммам (высшее образование подходит).
• При соблюдении этих условий оплата обучения не признается доходом сотрудника

Сможет ли компания на УСН учесть расходы – напрямую зависит от того, кто является стороной договора с вузом:

• если договор с вузом заключает ООО – затраты можно включить в расходы при УСН на основании подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК.
• если договор с вузом заключает сотрудник – это рискованный вариант. Компенсация его расходов не учитывается при расчете налога по УСН.

Таким образом, для списания расходов договор с вузом нужно заключить от имени ООО.

 

 Klerk.ru