Распечатанный на бумаге документ из ЭДО – это не оригинал

Печать электронных документов для архива – это неправильно и несет налоговые риски.

Компания ведет документооборот с отдельными поставщиками и покупателями на бумаге – ставят подпись и печать. А с остальными – в ЭДО «Диадок», с использованием электронной подписи.

Сейчас в организации распечатывают реестр документов за месяц, подшивают к нему все документы на бумажном носителе (оригиналы), распечатывают документы из ЭДО с УКЭП.

Печать электронных документов для подшивки в бумажную папку — это частая практика, но с точки зрения закона она неправильная и несет налоговые риски, разъясняет эксперт в сервисе «Клерк.Консультации».

Распечатанный на бумаге документ из ЭДО – это не оригинал. Оригиналом он признается только в электронном виде, в формате XML с файлом электронной подписи. Если налоговики запросят документы – бумажные копии из ЭДО не примут, потребуются именно электронные файлы.

Как правильно и удобно организовать раздельное хранение:

1. Документы из ЭДО хранят исключительно в электронном виде. Распечатывать их не нужно.

Хранить можно в Диадоке на серверах оператора и обязательно – в локальном архиве. Раз в месяц архивы документов выгружают из Диадока вместе с файлами электронных подписей (.p7s / .sig) и служебными квитанциями.

На сервере организации или надежном облаке создают папку «ЭДО_2026». Внутри может быть такая структура: «[Месяц]» \(\rightarrow \) «Поступление» / «Реализация».

2. Бумажные документы можно хранить по уже действующей схеме:

• реестр полученных УПД, актов, счетов-фактур и других документов за месяц;
• реестр по реализации – тоже все документы за месяц.

Реестр за месяц формируют исключительно по тем операциям, которые прошли на бумаге, электронных документов там быть не должно. В папки подшивают только оригиналы с подписями и печатями.

Такая же схема будет с отчетностью – если сдали через ЭДО, все хранится  в электронном виде.

 

 Klerk.ru